Administrateur de la Représentation de l'Ird à la Réunion H/F - Institut de Recherche pour le Développement (IRD)

La Représentation de l'IRD à La Réunion assure, dans sa zone géographique : à La Réunion, à Mayotte et aux îles Eparses, la représentation scientifique et institutionnelle de l'IRD auprès des institutions et partenaires, ainsi qu'auprès des acteurs locaux, nationaux, européens, internationaux. La Représentation de l'IRD Réunion est en forte évolution depuis plusieurs années compte-tenu de la diversification des sources de financements et l'accroissement en nombre et en montant financier des projets et ainsi des activités de recherche.

La mission principale est d'assurer la coordination et/ou la gestion de tout ou partie d'un service ou d'une activité, assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et Sécurité...) d'une structure opérationnelle dans un environnement multi-tutelles voire multi-sites.

Il/elle accompagne le/la Représentant(e) dans la mise en oeuvre de la stratégie et des activités de la représentation. Il/elle assure un rôle de conseil, de coordination et de pilotage administratif, financier et organisationnel, en lien avec les équipes de recherche, les services centraux et les partenaires institutionnels, scientifiques et techniques, aux niveaux national et international.

Vos activités consisteront à:

· Mettre en oeuvre, en lien avec le/la Représentant(e), le plan d'action de la représentation dans le respect des objectifs fixés et des moyens humains, matériels et financiers alloués. Assurer un rôle d'appui, de conseil et, le cas échéant, de représentation auprès des partenaires internes et externes.

· Élaborer et suivre le budget de la structure, en assurer le contrôle, l'analyse des dépenses et le respect des procédures administratives et financières. Concevoir des outils de suivi et de pilotage adaptés aux activités de la représentation et garantir l'application des règles en vigueur. Maintenir des échanges réguliers avec le siège et les délégations afin de favoriser la transparence et la fluidité des activités.

· Encadrer, coordonner et animer l'équipe de la représentation (réunions, concertations, groupes de travail). Accompagner les agents dans leur montée en compétences, en lien avec le/la Représentant(e) et les services RH. Mobiliser les ressources administratives, logistiques et techniques nécessaires à la réalisation des missions.

· Participer à la mise en oeuvre des actions de communication interne et externe avec les services concernés.

· Contribuer aux enquêtes, audits et évaluations de la structure. Assurer une veille réglementaire et organisationnelle et participer à la démarche qualité.

Activités spécifiques:

· Assurer un soutien organisationnel et administratif auprès du/de la Représentant(e) : gestion des agendas, priorités, rendez-vous, courriers, notes, comptes rendus et suivi des dossiers. Faciliter la circulation de l'information en français et en anglais, assurer sa diffusion et son archivage, et proposer des supports de communication adaptés.

· Accueillir et accompagner les visiteurs, nouveaux arrivants et interlocuteurs internes ou externes dans leurs démarches administratives. Constituer et actualiser une documentation de référence.

· Organiser et coordonner réunions, séminaires, colloques, événements nationaux et internationaux en lien avec les chercheurs, les services de communication et les équipes logistiques.

· Préparer, suivre et gérer les conventions, contrats, partenariats, marchés et appels d'offres dans le respect des procédures. Assurer le suivi administratif, juridique, financier et RH des dossiers (effectifs, arrivées/départs, suivi médical, dossiers sensibles).

· Concevoir et analyser des indicateurs d'aide à la décision. Informer et conseiller les personnels et responsables sur les questions administratives, RH, juridiques et liées au montage de projets.

· Contribuer à la mise en oeuvre des politiques d'hygiène, de sécurité et de qualité au sein de la représentation.

Titulaire d'un Bac +3 à +5 en Gestion ou, Droit. Une expérience significative dans une structure de recherche autonome et de taille moyenne est souhaitée. Idéalement vous possédez des connaissances dans l'écosystème de la recherche dans l'océan indien.

Vous avez développé les compétences suivantes :

· Maîtrise des techniques de gestion, des dispositifs de financement et de l'environnement réglementaire des EPST et de la recherche publique. Bonne connaissance du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de leurs partenaires institutionnels.

· Capacité à piloter des projets, conduire des entretiens et des négociations, planifier les actions et évaluer les besoins.

· Fortes compétences managériales et sens du collectif, avec une attention particulière portée à l'accompagnement des équipes et à la qualité de l'écoute et du dialogue.

· Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes d'information (traitement de texte, tableur, bases de données, présentations). Bonne pratique de l'anglais à l'écrit comme à l'oral. Capacité à élaborer des indicateurs de suivi et d'analyse.

Vous faites preuve des qualités humaines suivantes :

· Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles. Sens de l'écoute, esprit d'équipe, rigueur, capacité d'analyse et de synthèse.

· Réactivité, polyvalence et aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément.

· Capacité à travailler en transversalité, à proposer des améliorations organisationnelles et à accompagner le changement.

· Sens de la confidentialité et bonne compréhension des enjeux stratégiques.

· Une forte sensibilité à l'interculturalité, à la coopération internationale et au travail dans des environnements multiculturels est indispensable pour assurer des relations de qualité avec l'ensemble des partenaires et interlocuteurs.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Anglais
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Analyse des dépenses
• Rédaction d'appel d'offres
• Conduite de projet
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Veille réglementaire
• Contrôle qualité
• Français
• Esprit d'analyse
• Système d'information
• Réactivité
• Normes d'hygiène
• Capacité d’adaptation